Formas de piratear tu cerebro para aumentar la productividad: Parte 2

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A menudo lo único que hacemos consciente es que no tenemos tiempo, que no nos alcanza, pero no nos damos cuenta de loscuellos de botella que impiden que seamos productivos, identificarlos es importante para que puedas tomar acciones y minimizarlos y así aprovechar mejor el tiempo. Los cuellos de botella se dividen en físicos (externos) y mentales (internos).

Físicos: Puede que sea el archivo de tus documentos en físico o virtual, o la gestión del email que se te resiste y acumulas papeles o correos por leer o contestar, llamadas pendientes que nunca realizas, demoras en impresión de documentos porque la impresora se atasca todo el tiempo etc… ante esto hay que analizar qué podemos cambiar externamente para dar una mejor gestión a estas situaciones:

Pequeñas inversiones: Así que adquirir un buen software, un buen archivador, tener una mesa amplia, una impresora que no se atasque o un ventilador no debe considerarse un gasto, sino una inversión. No se trata de rodearse de lujos ni de adquirir sistemas o aparatos sofisticados, se trata de disponer de las herramientas adecuadas para poder trabajar de forma cómoda y sin obstáculos. Es muy posible que dejes los papeles amontonados pendientes de archivar porque tu mueble archivador está a tope o te demoras en la entrega de tus trabajos porque no está imprimiendo bien la impresora, a veces nos sorprendemos al ver que cuando hacemos estas simples mejoras en el entorno la productividad aumenta.

Trabajar por grupos de tareas: Agruparlas por similitud o contexto nos facilitará el trabajo: Empezar a hacer una primera llamada ‘cuesta’, pero una vez hecha, ya estás en ‘flujo’ y es más fácil realizar las otras que tienes pendientes. Racionalizar contextos y desplazamientos: Si has de ir al Banco, coge la lista de la droguería que tienes pendiente de comprar que te queda de camino.

Mentales: Son los ‘cuellos de botella’ más fastidiosos de erradicar, porque son intangibles y forman parte de tus emociones y sentimientos hacia las tareas que tienes por hacer. La procastinación merodea casi siempre alrededor de los ‘cuellos de botella’ mentales.

Identificar cuál es la acción inmediata anterior a un ‘cuello de botella’ nos ayudará a analizar porque el proceso se atasca en este punto y qué ocurre a nuestro alrededor o en nuestro interior que no permite que avancemos.

La clave estará en determinar: ¿Cuál es la próxima acción física a realizar? ¿Por qué no se realiza?

Algunos motivos podrían ser:

✓Que no sepas o no estés preparado para hacerla y tengas que delegar.

✓Que tengas que recibir instrucciones al respecto y éstas sean confusas o no lleguen. Deberás clarificar o reclamar.

✓Que odies hacer esto porque alguna vez te salió mal. Piensa cuál fue el error y cómo evitarlo. Visualiza el resultado deseado.

✓Que no sea de tu competencia o ya estés sobrecargado de trabajo. Aprende a saber decir NO.

✓Que la tarea sea inconsistente y podrías, simplemente, dejar de hacerla.

Delegar, concretar, reclamar, visualizar, incluso pensar puede que nos cueste porque no son acciones físicas/mecánicas, sino que comportan desapegos, implicaciones o enfrentamientos y por tanto: Emociones. El reto está en saber gestionarlas.

Hay dos maneras de ayudarte a cambiar:

✓Intenta volver a sentir el problema. Hazlo más grande, se consciente del problema, vuelve a estar abierto a la presencia de 200 mensajes sin leer. ¿Qué significa tener tanta gente que quiere comunicarse contigo, pero tú les estás ignorando?

✓También debes estimular los pensamientos positivos. Piensa en cómo sería si tuvieras la mesa de trabajo organizada. ¿Cómo te sentirías si vuelves a tener tus prioridades claras? La combinación de ser consciente del problema y de sentir el resultado deseado te da la energía que necesitas para empezar.

• Ganancias rápidas: una acción que requiere poco esfuerzo pero que da un resultado relativamente grande. Si quieres recoger las manzanas del árbol porque tienes hambre, es mejor empezar con las de las ramas bajas. ¡Así que plantéate una acción que no demande mucho esfuerzo, pero te dé un resultado grande! Ej: esa simple llamada que has estado postergando te trae un gran avance en tu trabajo o te implica un negocio grande, el sentido de esta técnica es saber escoger estas actividades que te dan más beneficios para poder notar los resultados lo antes posible. Eso también te da la motivación para más tarde poder implementar las partes más complicadas.

Identifica cuáles son tus cuellos de botella, ¡esto te hará estar más en control de tu tiempo y tomar medidas para que empieces a aprovecharlo mejor!

“Los que desaprovechan más su tiempo son los que más se quejan de su falta de tiempo”